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篇名: 讓工作效率UP起來
作者: ♡夢凡♡	日期: 2009.01.22　　天氣: 　心情:

1.確定方向　不走冤枉路

俗話說：「馬壯車好不如方向對」，

這句話的典故來自春秋戰國時期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，便向路人問路，路人答：「此路非往楚國。」夫子說：「我的馬很壯，沒關係。」路人又再強調這不是去楚國的方向，夫子依然固執的說：「我的車很堅固。」路人只好歎息的說：「這不是往楚國的方向啊！」方向錯誤，再怎麼努力都枉然。
仔細想想做這項工作的重點是什麼，希望藉此得到什麼結果，這樣做之後是不是真的能得到想要的結果，與你的主管及上下游流程的同事一同討論，再決定整個方向及流程。
小箴言
光是忙碌是不夠的。問題在於：我們到底在忙些什麼？
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2.做行事曆及專案執行計劃
事先做好計畫表可以幫助你釐清想做完的事，

你可以利用以下的工具：
•電腦軟體，例如Outlook內有計畫表、行程表和日曆。
•日曆或是商務日誌。
•自行設計的簡單表格。
以一天的計畫表來說，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作；然後再列出應該做的事，以及可以做但並不急於一時的事。然後評估各項工作所需的時間，再決定如何把時間分配到這些工作上。記住，應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內去做。一天的時間規劃完成後，可以延伸成一週的計畫，決定一週內最重要及必須做的事。每天要確認行程是否照計畫進行。
小箴言
知道計畫何時開始，就開始列進度，但不要讓做計劃的時間取代了執行的時間。
----波士頓顧問公司副總裁史塔克（George Stalk）
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3.運用系統思考，工作分門別類進行
養成把握重點，循序漸進，集中力量的習慣，決定次序，

從最重要的事情著手。我們必須先決定那一個工作比較重要，必須優先去做；那些比較不重要，可以緩辦。不考慮優先次序所產生的另一結果，常是一無所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之後再提出時，往往已失去時效性。
•依工作的重要性決定完成工作的優先順序。
•依工作的重要性決定投入工作的時間。
•同性質、同種類、類似性高的工作一次解決。
•不斷地思考是否有更有效率的工作方法。
•避免用過大的手段達成較小的目的以造成浪費，如殺雞焉用牛刀。
小箴言
不要浪費時間做「垃圾」工作，去做那些會增加你生產力的工作。
----心理學與行為專家羅貝塔•羅史（Roberta Roesch）
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4.事前準備需周到
在工作過程中再花時間去尋找所需的資料或工具，

只會事倍功半，徒增出錯的機會。事前即將一切所需都準備好，即取即用。
•隨時準備好「最新」的資訊：「資料」的隨時更新與增刪，可以讓我們永遠掌握到最新的訊息，並隨時將它做好整編、歸類等的工作，以供我們隨時掌握最新的狀況，並可迅速做出正確的思考判斷。
•要有「工具庫」的觀念：隨時將自己的「知識、經驗、技能」等，做好轉換成工具的觀念，以便隨時可以拿出來運用，或重新組合，以便縮短時間、提高效率，增加更多的成功機率。
•尋找自己的「良師」：在公司內外尋求一群具備不同專業技能與職位的良師，藉由良師的經驗、智慧與人脈關係，可以提供各類的協助。
小箴言
當你在做小事情的時候，你必須想「大事情」，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進。
----趨勢專家艾文•托佛勒（Alvin Toffler）
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5.不斷學習新的知識與技能
在十倍速生涯裡，工作變換得快，工作速度本身也快，

加上外在環境及產業新知識加速產生，若不加緊學習腳步，就可能像老牛拖著重車，或是一個折舊嚴重的汽車卻開在高速公路上一樣，不僅充滿了無力感，更會遭受時代無情的淘汰。「苦幹」是成功的充分或基本條件，但它並不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學習才能提升工作效率及創新。
不斷學習對工作能力的增進很重要，綜觀古今中外成功人士，或是觀察卓越企業的主管，主動發問、參加課程，甚至只是默默觀察別人怎麼做，都能從中學習到的新知與技術，再消化出更有效的做事方法與解決問題之道。
小箴言
今天要追求成功，和是否擁有能夠開花結果的知識、知識多快能夠開花結果成正比。
----企管顧問與作家畢德士（Tom Peters）
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6.創意使你輕鬆做事
有創造力，才不會為了一些問題苦思對策，

在無例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時時評估創意帶來的好成果，在過程中你會領悟到，利用創意來解決問題是一種快樂而有趣的事，培養創意絕對是企業人必備的技巧之一。
培養創造力的方法有以下幾種：
•開放心胸，經常注意周遭的環境，就像科學家善於觀察四周的一舉一動，就可發現很多新方法能解決老問題。
•檢視所有可能的方案，千萬別因「不可能」、「幼稚」、「沒人成功過」或是「從沒聽說過」而輕易放棄。
•善用自己的第六感，保有敏銳的感覺，放鬆身心，運用你的靈感，突破思維的限制。
•抽離各個解決問題方案的精華，予以分類整理，再重新組合，看看彼此的關係如何，能否衍生出新的觀點。
小箴言
現在的公司需要很多好點子才能應付各種改變，但往往斤斤計較員工是否準時上班。
----管理專家馬克•艾普勒（Mark Eppler）
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7.適當的e化工具輔助
高科技能幫助你節省時間，不過先決條件是要選對適合自己的，

考量你希望他為你做什麼？它對你有用嗎？購買軟體前你需先做研究，確定它的功能符合你的需求要讓e化工具確實幫你提升效率，請遵循以下步驟：
•請教同時熟悉科技產品與你的工作內容的高手，了解你正考慮採用的工具有哪些利弊，是否能節省時間、提升生產力，增加你的工作優勢。
•列一張採購評量表，跟賣場的銷售人員再討論一次。
•花點時間贖練該工具的基本技巧，這時候所花的時間，將來都會加倍帶來利益。
一般會使用的e化工具，包括電腦及各式管理軟體、備份系統、電子郵件、網際網路（包含線上服務、全球資訊網、新聞佈告欄等）、個人數位助理（PDA）、行動電話、掃描器等，即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等，其實都有一些功能可以提升效率。
小箴言
如果你不了解科技，就永遠不可能讓科技成為你的幫手。
----新格無線通訊（Cingular Wireless）執行長史帝芬•卡特（Stephen Carter）
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8.借用他人的時間
要讓工作有效率，分工合作甚至找專家幫忙都是方法之一，

授權是節省時間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點時間常常和你的員工溝通，會產生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分攤工作負荷。
以下基本原則幫助你更有效地授權：
1.決定什麼事要授權出去。授權和交託正常工作任務是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責，但是你保有控制權，並負有責任。
2.說明清楚你要的結果。一般來說，被授權者都會用自己的方式去完成任務，如果你希望運用特定的方法來完成，一開始就要讓對方知道。
3.清楚界定責任。確定對方了解他所應負的責任，如果他不了解任務及目標，或是不符合你的期望，要重新仔細檢討整件事。
小箴言
高績效者會集中心力於解決問題，而不會集中心力於責怪問題的發生。
---Performance Sciences Corp.總裁查爾斯•佳飛爾（Charles Garfield）
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9.適度休息消除壓力
每份工作都有壓力，我們的壓力就在於自己的情緒管理上。

情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發洩在工作或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。
丹尼爾•高曼（Daniel Goleman）提出提升情緒智商的五個步驟：
1.我想成為什麼樣的人？想像一下幾年後自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的一天是什麼樣子？
2.我到底是誰？看清自己的弱點很重要，但也要了解自己的長處。
3.我要如何改變？擬定計畫朝目標去改變，按部就班，從自我覺醒開始練習。
4.改變要如何持續？改變要靠實踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為模式。
5.找誰幫忙？要增進情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創造支持我們改變的環境。
小箴言
在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因為，這必須克服他人和自己。
---「笑傲職場」一書作者波德斯塔（Connie Podesta）
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10.適度休息消除壓力
很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，

多花一點時間，就會有多一點代價。可是，人在筋疲力盡的狀態下，反而容易犯錯連連，也許隔天醒來，又要從頭來過；這個時候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。而且，計劃未必能完全按照期望進行，此時，在時間表上留白，就有其必要性。
小箴言
讓每一分鐘上緊發條，然後適時放鬆，讓工作遊刃有餘，事業耀眼也能兼顧生活。
----大學研究公司執行副總裁里根（Lewis D. Eigen）

利潤
某某餐廳的王老闆今年快六十歲了
身體有點發福,但臉上常掛著笑容
他做人的方式很隨和,所以做生意也是很隨和
他把客人的簽帳的單子塞進一個餅乾盒
把收入的現款鎖在帳台的抽屜裡
餐廳的用度和家裡的開支全用抽屜的現款支付

他的小兒子剛從大學經濟系畢業
看到他爸爸的經營方式
禁不住說:爸爸,你這樣做生意怎麼成?

你怎麼知道餐?的利潤有多少?

爸爸則說:我剛在基隆上岸的時候
身上只穿著一件舊汗衫和一條破褲子
我靠擺麵攤賺錢
然後娶了你母親生了三個孩子
今天你哥哥是醫學院畢業的醫生
你姐姐是師專出身的小學老師
而你是個國立大學的經濟學士

我們家有一個店面
還有一棟公寓住宅
電視.冰箱.冷氣.洗衣機.錄音機ㄧ樣都不缺
你還有一套音響設備和幾百張搖滾CD
我們在郵政局還存了一筆錢
你把這一切加在一起
再減去我那舊汗衫和破褲子
剩下的就是我們的利潤人在框框內久了，就成了”囚”；人有時因環境條件的限制不能離開框框，
可是心可以，心在框框外就是”思”，人雖在框內，可以想著窗外的藍天，
只要思想不受到有形框框的限制，仍然可以有無限的想像空間。

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調整落差
在學校裡，自己的成績好，也只是與同班同學相比。
出了社會，自己的工作的成績，是與不同國家、

不同年紀、不同背景的人比。
可能一下子會有很大的落差。
你可能說，人生不是比來比去的。
但是好朋友一定要跟你說，你可以不比，不過你不能不知道：你究竟輸在那裡？
找到一群可以幫助你成長的好朋友和聰明的競爭者，你就贏了別人好幾步。
有一位很有智慧的長者說過：「今天每一個家長都會說，『孩子，我要你贏！』但是，卻很少有家長教導說，『孩子，你該怎麼輸！輸的原因怎麼檢討出來！怎麼原地爬起來！怎樣渡過人生的各種難關！』
〔工作態度〕每天上班最好有正面的心情。用快樂的心情面對每個人，你會有很多朋友，老闆也會想教你東西，樂於與你溝通。如果與老闆無法溝通，你覺得你會有加薪機會嗎﹖
就算你不缺那份薪水，你也得不到新增的工作機會，來幫助你日後的發展。
〔靜靜的吃三碗飯〕
絕對沒錯，不要一出社會，就一天到晚與人計較或說誰誰誰沒做他的工作。
真正的贏家是不出聲的。
〔把掌聲留給別人〕
把掌聲留給別人，投資在別人的身上。
把掌聲留給自己，你的荷包不會變多一點，但你的朋友會少一個。
而把掌聲留給自己的伙伴，你會多一個朋友，你的荷包不會變少一點。
〔永遠不要說---我已經盡力了！〕
我們可以安慰受挫折的朋友：『你已經盡力了！』
但當我們說出『我已經盡力了！』時，任何人都可以質疑你。
人們會問：『喔！真的嗎？如果你是這麼盡力，為什麼成果是如此不堪？』
如果你真的已經盡力了，那萬一下一次不能再加力，那成果豈不更糟？！
通常，只有失敗者、逃避者，才會大言不慚地說：『我已經盡力了！』
社會上的人，很務實地，從來就不會諒解一個一味地說『我已經盡力了！』的人！
你要不相信，換個說法，說『對不起！我應該可以做得更好的！如果能再有機會，我一定盡力做好！』你將發現，機會將源源而至。
再提醒一句，說『我已經夠認真了！』、『我真的很不錯！』，跟說『我已經盡力了！』，有異曲同工之「壞」的結果。
〔薪水〕
薪水與能力是相關的，但不是絕對的。
我有一個女性朋友，碩士畢業後領3萬2仟元的薪水；10年後，增加不到25%。
最後她的工作是被另一個剛剛碩士畢業的女生換掉。
她的問題很簡單，畢業後就停止進修，她的履歷表多了很多年資，但並沒有很多經驗。
聰明的你，一定要好好的做一張履歷表。
而且你一定要知道自己那一張履歷表值多少錢，說句不中聽的話，至少遇到結婚或喪事，別人才知道要怎麼介紹你嘛！
很多東西不能規劃，但是自己的履歷表，一定要好好的規劃。
〔跟對人〕
雖然【跟對人】很重要，但我要跟你說如果沒跟對人，也要在他身上擠出東西來學。
我以前有一個老闆，日本作風，不但吹毛求疵，還庇護他自己的人。前一兩年，我好氣他喔。
但是我發現，雖然他不是我的貴人，可是我在他身上學到他的紮實和徹底執行的工作能力。
對那老闆而言，因為我很年輕，還有很多機會。
但是有些人沒被裁培，他們一輩子都起不來，他們將來都會面臨被裁員的可能。
所以老闆並沒有錯。有時候，看事情要設身處地，換成老闆的眼光來看自己，往大方向看。
〔讀書〕
讀書是增加知識，但也不要太相信書裡面的人。
有些人讀了太多書，但是不知變通，不能拿出來適應瞬息萬變的社會，結果是變成讀死書了。但是不能不讀書，因為這社會，有時候很複雜，你會需要些書當作精神食糧。
〔婚姻〕
家庭結構是脆弱的，禁不起任何人的刻意攻擊。
婚姻是可以經營的，放棄自我主見、偶而多遷就對方一些，有時候是解決問題的好辦法。
感情是沒有絕對的！不如意時，至少謝謝他 / 她陪你走過往日的春夏秋冬。
但女人不能沒錢，婚姻或感情出了問題，還可以有尊嚴地走出家門曬曬和煦的冬陽。
如果又沒錢，又不會經營感情，這種問題，只能在家看韓劇哭死你。
〔金錢觀〕
金錢是重要工具，但不是生命的全部。
人人要設法讓家人豐衣足食，更要知道你錢花去那裡，要會管理你的收支表。
百分之90的人賺的都是計算式的財富Calculated Wealth (相信我，英文跟電腦一樣，都只是溝通的工具)。計算式的財富就是你今年賺24萬，明年你的目標應該是多少？
穩健收入的前提，是不亂換工作，而且你與你的上司 / 工作夥伴合作愉快。
一定要有投資觀念，投資不一定是股票那些，而是如投資外文能力，電腦能力，投資自己的presentation skills，或溝通能力。不要投資過去。
〔人格〕
人格比薪水或什麼都還重要。成功的人大部份都具有好的人格特質。
許多年薪好幾百萬和千萬的人，雖然不是每個人都白手起家，但是只有好的人格特質才會在業界長長久久。
只有好的人格，才能在社會上備受尊重。
〔好習慣〕
好的人格又是如何培養的呢？簡單說，就是多多培養一些好習慣。
以下列舉21種可以改變人生的好習慣。
1　當一個人生活枯燥的時候，他忘了用心體會是一種習慣。
2　當一個人覺得人生乏味的時候，他忘了培養幽默是一種習慣。
3　當一個人體力日差的時候，他忘了運動健身是一種習慣。
4　當一個人工作疲憊的時候，他忘了認真休息是一種習慣。
5　當一個人孤傲狂放的時候，他忘了感恩惜福是一種習慣。
6　當一個人志得意滿的時候，他忘了謙沖為懷是一種習慣。
7　當一個人錢不夠用的時候，他忘了投資理財是一種習慣。
8 當一個人覺得工作低迷的時候，他忘了激勵自己是一種習慣。
9　當一個人懷疑自己的時候，他忘了建立自信是一種習慣。
10 當一個人忽略家人的時候，他忘了愛與關懷是一種習慣。
11 當一個人渾噩度日的時候，他忘了閱讀好書是一種習慣。
12 當一個人忙於工作的時候，他忘了安排休閒是一種習慣。
13 當一個人目中無人的時候，他忘了不斷學習是一種習慣。
14 當一個人服務不佳的時候，他忘了讓顧客滿意是一種習慣。
15 當一個人慌張失措的時候，他忘了萬全準備是一種習慣。
16 當一個人推諉責任的時候，他忘了勇於承擔是一種習慣。
17 當一個人腸枯思竭的時候，他忘了轉型思考是一種習慣。
18 當一個人沮喪失意的時候，他忘了檢討改進是一種習慣。
19 當一個人畏懼調職的時候，他忘了提升自己是一種習慣。
20 當一個人溝通障礙的時候，他忘了真誠傾聽是一種習慣。
21 當一個人業績消退的時候，他忘了積極行動是一種習慣。

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